Kenmerk: Van Ekris Connect — Mei t/m dec 2026
Datum: 24 april 2026
Van Ekris Connect.
Webbased platform — Afleverlijst + Berichten — voor Van Ekris BV
“Elke medewerker meetelt en meedoet.”
01 Aanleiding
Uit de sessie met Van Ekris BV kwamen twee onderwerpen scherp naar voren. Ze staan los van elkaar in de dagelijkse praktijk, maar ze horen bij dezelfde organisatie en dezelfde medewerkers. Daarom bouwen we ze onder één dak — als één webbased platform genaamd Van Ekris Connect.
- Spoor A (nu — juni 2026): de Afleverlijst uit Excel halen. Auto's door de keten: inkoop, voorbereiden, verkocht, afgeleverd. Eén bron waar administratie, werkplaats, sales en finance het óók zien.
- Spoor B (juli — december 2026): iedereen bereikt, ook op de vloer. Push-berichten, leesbevestiging, KPI-dashboards, Van Ekris Academy, events, gesprekken.
02 Het probleem in het kort
Afleverlijst-pijn: niemand ziet in één oogopslag waar elke auto staat. Marges per auto onzichtbaar. Afdelingen werken langs elkaar heen. Facturatie niet op tijd.
Bereikbaarheids-pijn: berichten via AFAS HR komen niet aan. Monteurs zeggen "dit hadden we niet gehoord". Juridisch bewijs van ontvangst ontbreekt bij belangrijke communicatie.
03 Wat er in Spoor A zit
Elke auto krijgt één kaart met status: inkoop → voorbereiden → verkocht → afgeleverd → gefactureerd.
- Zichtbare overdracht tussen inkoop, werkplaats, sales, administratie
- Afleverlijst: wat moet deze week de deur uit
- Werkvoorraad: wat staat te wachten op welke afdeling
- Verkocht-status: waar staat de auto, wanneer klaar
- Inkoop, voorbereidingskosten, verkoop, netto marge per auto
- Dashboard marges per inkoper / verkoper / segment
- Finance-view: uitsplitsing AS, sales, overig
- Kerngetallen netto rendement realtime — niet pas achteraf
- Elke afdeling een eigen werkstroom met dezelfde onderliggende data
- Check-momenten verplicht (foto's, controles, ondertekening)
- Inzicht waar in het aanleveringsproces iets misgaat per afdeling
- Wijzigingen op proces-niveau direct zichtbaar overal
- Geen uitzonderingen in losse Excels meer
De enige externe koppeling die we garanderen.
- Medewerkers en rollen uit AFAS — één bron van waarheid
- Inkoop ziet/bewerkt inkoop, werkplaats ziet werkvoorraad, finance ziet marges
- MT ziet alles, met audit-log van wie wat wanneer heeft gewijzigd
- Nieuwe medewerker in AFAS → direct beschikbaar in Connect
Andere bronnen (GRIPP, PowerBI, importeur-tools) houden we open. Handmatige invoer of koppeling kan later, als duidelijk is welke data dagelijks gebruikt wordt.
- Status "afleverbaar" triggert factuur-voorbereiding
- Administratie ziet per auto welke data nog mist voor correcte factuur
- Wijzigingen doorgeven gebeurt in het systeem, niet per mail
- Logboek activiteiten beschikbaar voor controle en reconstructie
04 Wat er in Spoor B zit
- Push-berichten — werkt ook op de werkplaats
- Categorie & subcategorie (algemeen, functie, afdeling, locatie)
- Lees- en vinkjes-bevestiging per bericht
- Reminders automatisch voor onbevestigde berichten
- Geolocation & timestamp voor juridisch belangrijke berichten
- Verzender ziet precies wie wel en niet gelezen heeft
- Sales: offertes, betaalplannen, verzekeringen — handmatig of via input-flow
- Aftersales: NPS, facturabiliteit, klokgedrag, onderdelen per werkplaatsfactuur
- Administratie: foutpercentages, doorlooptijd aflevering
- Finance: marges gebruikte auto's, netto rendement (óók gevoed door Spoor A)
- HR: ziekteverzuim, voortgangsgesprekken, academy-voortgang
- Dashboards intern opgebouwd — filterbaar per rol en team
- Korte kennismodules: nieuwe modellen, updates uit PDC, video's
- Quiz over nieuwe modellen — sales klaarstomen zonder vergaderen
- Quest voor sales: klantacquisitie als spel met scoreboard
- Punten scoren bij events, academy-modules en challenges
- Rapporten in hapklare vorm — geen PDF's die niemand leest
- Events met aanmelden/afmelden, reden voor afzegging, deelnemerslijst
- Challenges (mudrun, interne competities) met punten en scoreboards
- Agendakoppeling — events verschijnen automatisch in de agenda
- Leuke verhalen, nieuwe collega's, jubilea
- Afmeldingen en redenen alleen voor organisator/leiding zichtbaar
- Voortgangsgesprekken plannen en vastleggen
- Gespreksverslagen registreren (template per type)
- Medewerker bevestigt/ondertekent digitaal
- PDF-generatie voor archief en AFAS
- Overzicht per leidinggevende van openstaande gesprekken
Webbased, bewust. Installeerbaar als PWA op de telefoon. Gezien de omvang van de doelgroep bouwen we geen native apps.
Medewerker-weergave: berichten, persoonlijke KPI's, events, academy, eigen dossier.
Leidinggevende-weergave: team-dashboards, bericht sturen met segmentatie, lees-status per medewerker, gesprekken-module, afmeldingen bij events.
05 Aanpak & tijdlijn
| Periode | Fase | Wat er gebeurt |
|---|---|---|
| Mei–juni 2026 | Spoor A — Afleverlijst | AFAS-koppeling, data-model auto's, werkstroom per afdeling, dashboard marges, afleverlijst. Eind juni live. |
| Juli–aug 2026 | Spoor B — start | Bereikbaarheid & berichten. Push, leesbevestiging, geolocation, categorieën. |
| Sept–okt 2026 | Spoor B — KPI & Academy | KPI-dashboards per rol, team-cijfers, Van Ekris Academy met quizzes en sales-quest. |
| Nov–dec 2026 | Spoor B — afronding | Events met aanmelden, functioneringsgesprekken met PDF, evaluatie. Eind dec: Connect volledig in productie. |
06 Investering
| Maandelijkse investering | € 4.500 excl. btw |
| Uurtarief (factor omvang) | € 90 excl. btw |
| Richturen per maand | Circa 50 uur |
| Spoor A — Afleverlijst | mei + juni (€ 9.000) |
| Spoor B — Berichten | juli t/m december (€ 27.000) |
| Facturatie | Maandelijks vooraf · doorlopend |
| Betalingstermijn | 14 dagen na factuurdatum |
07 Afspraken & werkwijze
Uren & richtprijs
De maandfee is een richtprijs gebaseerd op circa 50 uur geplande inzet per maand tegen € 90 per uur. We werken op basis van geplande uren per kwartaal. Een overzicht van de gerealiseerde uren is op aanvraag beschikbaar.
Kwartaalplanning in maand 1
In de eerste maand van elk kwartaal stellen we samen een gedetailleerd plan op: wat doen we, wanneer, met welke concrete deliverables. Tussentijdse updates op de progressie, formele check aan het eind van elk kwartaal.
Als we achterlopen — horen jullie het op tijd. Niet aan het einde van de periode, maar zodra we het zien. Als een kwartaaldoel niet haalbaar blijkt, leggen we dat meteen op tafel.
Samen scherp sturen op keuzes
In een project als dit worden continu keuzes gemaakt die minder of meer tijd kosten. Doen we minimaal-viable, of de volle feature? Integreren we of voeren we handmatig in? Door daar samen scherp op te sturen, realiseren we de scope binnen de afgesproken uren. Bij grote keuzes tussentijds overleg, geen weken wachten.
Doorlopend voorstel & opzeg
Doorlopend. Het traject loopt automatisch door, opzegbaar per kwartaal met één maand opzegtermijn.
Eerste opzegmogelijkheid vóór 1 juni 2026 — als Van Ekris BV vanaf juli niet verder wil met Spoor B, horen wij dat dus vóór 1 juni. Daarna telkens per kwartaal opzegbaar.
Maandfactuur vooraf van € 4.500 excl. btw, betaling 14 dagen na factuurdatum.
Eigenaarschap. Alle code, content en data blijven eigendom van Van Ekris BV na volledige betaling. Geen vendor lock-in.
Algemene voorwaarden
Op deze offerte zijn de Algemene Voorwaarden van STROOM van toepassing, raadpleegbaar via stroom.it/algemene-voorwaarden. Door ondertekening verklaart Van Ekris BV deze voorwaarden te hebben ontvangen en te aanvaarden.
08 Akkoord & ondertekening
De volgende stap is akkoord gaan met deze offerte: onderteken het tekenvak hieronder namens Van Ekris BV en stuur de getekende PDF terug naar team@stroom.it. Zodra ondertekend plannen we de scope-sessie van Spoor A — zodat we in mei kunnen starten en de deadline van eind juni voor een werkende Afleverlijst nog halen.
Door ondertekening van dit document verklaren beide partijen akkoord te gaan met de hierboven beschreven scope, planning, investering en afspraken, alsmede de Algemene Voorwaarden van STROOM (stroom.it/algemene-voorwaarden).